Yönetim kitaplarında toplantı yapmanın bir sanat olduğu söylenir. Ancak iyi bir toplantı yönetimi veya toplantıya etkin katılım sağlamak için sanatçı olmak gerekmiyor. Basit disiplinlerin uygulanması ile son derece başarılı sonuçlar alınabilir.

Yönetim dünyasında üzerine en çok kitap ve makale yazılan konularından birisi toplantı yönetimidir. Sadece yöneticilerin değil her çalışanın dahil olduğu toplantı yönetimi konusunda kurallar son derece sade, herkes tarafından anlaşılabilir ve uygulanabilir olsa dahi en çok zaafımızın olduğu noktalardandır.

Danışmanlık sektöründe yıllar boyunca yaşadığım tecrübelere göre toplantıların başarısızlıkları ve mazeretleri hakkında edindiğim izlenimler;

Toplantılar saatinde başlamaz.

“Teklif hazırlıyorduk.”

Gecikme ile başlayan toplantı için katılımcılardan bir kısmının aynı saatte çok önemli bir işi çıkar ve toplantıya katılmaz.

“Acil sevkiyat vardı.”

Katılımcıların bir kısmı toplantıyı unuttukları için toplantı odasına  telefon ile çağrılırlar.

“Toplantı e-postalarıma bakmamıştım.”

 
Yapacak daha önemli işi olmayan(!) veya boş katılımcılar ile başlatılan toplantıda katılımcıların sürekli telefonları çalar ve daha acil bir iş için toplantıdan çağrılırlar.

“Üretim durmuş.”

Katılımcıların ellerinde not alacakları bir not defteri veya ajanda yoktur.

“Zaten her şeyi aklımda tutuyorum.”

Katılımcıların bir kısmı üst yöneticileri tarafından toplantı esnasında başka bir görev için dışarı alınırlar.

“Genel müdür çağırıyor.”

Zar zor başlatılan toplantılar asla zamanında bitirilemez.

“Daha müşteri şikâyetlerini konuşmamıştık.”

Hiçbir hazırlık yapmayan katılımcılar konuya adapte olana kadar toplantının en önemli zamanı boşa gider.

“Toplantı bana bildirilmemişti. Bilsem hazırlanarak, gelirdim.”

Gün içinde birbirlerine diş geçiremeyen kişiler toplantıyı kişisel tartışma arenasına çevirirler. İlk gündem maddesinde çıkan tartışma ile toplantı saati zaten tamamlanır.

“- Üretimde ki arkadaşlar bizle doğru şekilde iletişime geçseler böyle olmayacak.”

“-  Sizle iletişime geçmek konusunda problemlerimiz var.”

Toplantılar katılımcıların en kolay kapris yapacağı ortamlardır.

“Bu konuda yorum yapmak istemiyorum.”

Toplantıların zaman kaybı olduğunu düşünen bazı işgüzarlar daha girer girmez toplantının kaçta biteceğini sorarlar.

“Bu toplantı kaçta biter?”

Karar vericiler toplantıya katılmaya gerek görmedikleri için astlarını göndermişlerdir ve toplantı zamanı çöp olur.

“Yöneticime sormam gerekir.”

Gevezelerin, çokbilmişlerin, saldırganların, kıdemlilerin, suskunların kısacası birbirinden çok farklı üye tiplerinin bir arada bulunduğu bir platformdur.

“Siz daha yenisiniz, biraz zaman geçsin bakalım.”

Toplantılar sağlıklı kararlar alınamadan bitirilir.

“Olmazsa bir daha toplanalım.”

Karar alınsa da takip edilmediği için uygulanamaz.

“Çok yoğundum, ilgilenemedim.”

Toplantılar şirketlerimizin bir realitesidir ve aynı zamanda şirket kültürünün de önemli bir göstergesidir. Toplantılarınız şirketiniz ile ilgili önemli mesajlar verebilecek önemdedir. Örnek verdiğim yaklaşımlar size de tanıdık geldiyse, toplantılarınızı gözden geçirmeniz yararınıza olacaktır.

Toplantılarınızın disiplini, zamanında başlaması, etkinliği önemli ipuçlarını da vermektedir. Bu gibi kriterleri göz önüne alarak toplantılarınız ile ilgili hangi noktalarda iyileştirmeler yapabileceğinizi belirleyebilirsiniz.

—————————————-

İsmail Hakkı Kavurmacı